对于派往海外参加展会的职员，还应看他（她）是否持有有效的出国证件，是否具备申请前往国家的签证申请条件，比如护照内有入境以色列的记录就很难获得阿拉伯国家的签证。最好是多向组织机构或专业的签证公司咨询。
 
   商务工作准备
 　 　
    展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等等。 
 
    展 品运输 　 　
    科技的发达及影像技术的发展，很多展商选择在展览期间使用图片、投影等形式介绍企业和产品。

    但最有效的展出仍然是实物展出，实物展出可以给贸易商最直接的接触和了解。

    任何形式的展出都必须做好充足的展品运输或携带安排，如果需要运输，最好选择专业的信誉好的运输商，或组织机构推荐的运输商，并积极配合运输商备齐文件、资料。海外展品的运输不同于一般的贸易运输，因此需要注意发货日期以及出、进两地海关的清关时间。专业的展品运输商都熟悉清关和文件流程、当地关税和贸易条款，展商可向他们咨询。
 
    市场调研
 　 　
    在选择展览会和选择展出产品之前，展出者已做了市场调研。调研围绕所展示的产品和围绕成交开展，调研内容包括市场、运输、包装、保险、税则、汇率、折扣等。

    需要了解的市场情况包括：市场规模、消费量、进口量、消费值、进口值、产品来源、消费增长率、消费地理分布、有关法规、市场潜力和发展趋势、市场障碍等。如果市场对某产品有贸易的和非贸易的壁垒，在展出这类产品就要慎重考虑，除非有长远打算，否则展出就没有太大意义。另外要了解关税、税率、配额、货币管制、其他限制以及市场划分等状况还要了解产品情况，产品必须符合市场要求。为此，必须了解产品的质量、颜色、风格、尺寸、外观、设计，性能、技术规格、贸易标准，以及运输包装、消费包装、保护要求、说明要求等。如果按市场要求专门为展出更改产品、包装困难，展出者也应知道市场要求，并能向客户解释说明，只要有订货，可以按市场要求和客户要求提供产品。

    展出者必须了解竞争情况，以便知道与谁竞争，做好质量和价格等各方面的准备。需要了解的竞争情况还包括其他供应商，包括外国和当地供应商的名称、供应量、市场占有率、优势及弱势、商标及专利问题、市场主导产品的特性、市场主导公司成功的主要原因、各供应商场增减情况、市场价格等等。

    了解销售渠道也是市场调研的一个重要内容。首先要了解销售整体情况，包括销售体系、正常的销售渠道和环节、不同渠道的相对重要性及优劣势、各环节各渠道的订货数量、交货期要求、销售条件、价格中加价幅度、售后服务要求等等。其次是确定目标商人，即确定可能的主要买主：是进出口商、制造商、批发商、经销商或是零售商。
 
     成交准备
 　 　
     成交准备主要有三方面：产品、条款、资料。根据展出者的生产能力和财政实力并估计客户可能的要求，决定产品的可供品种、数量、规格、性能、以及可以作出的改进和交货时间等，也就是准备货源和货单。根据市场调研结果决定条款(包装条款、交货条款、运输条款、付款条款等),作为洽谈、签约的基本条件。根据谈判和签约需要，准备样品，编印公司介绍、产品目录、产品介绍、价格表、合同等。样品要与实际供货的产品一致，好于或差于实际产品都会有麻烦。展台资料质量要好、数量要充分。要尽量使用当地文字、货币单位和计量单位。让客户了解自己与自己了解客户同样重要。
 
     产品知识
 　 　
     所有展台人员都必须熟悉产品知识，包括规格、功能、特点、作用、使用方法等。美国贸易展览局曾做过一项调查，其中一条是参观者认为展台人员应具备的知识，调查结果显示94％以上的参观者认为产品知识是展台人员应具备的最重要的知识。

    展台人员掌握产品知识是为了促进销售。展台人员如果对产品不熟悉，不仅不能全面介绍产品，还可能会给参观者留下展出公司档次不高的感觉。因此要在展出之前充分掌握产品知识。如果可能还应掌握操作示范技巧。如果产品复杂，展台人员就必须熟悉说明资料，在需要时，能迅速查找答案。总之，展台人员应当可以直接地或间接地回答客户的所有问题。